Artículo 1. TÉRMINOS DE REFERENCIA
De acuerdo con el artículo 4.1 del Estatuto del SIM, las responsabilidades de la Asamblea General son:
a) Elegir el presidente del SIM.
b) Definir las políticas del SIM
c) Rever y aprobar las modificaciones del Estatuto y del reglamento, cuando necesario.
d) Rever y aceptar el informe del presidente.
e) Ratificar, por un voto de la mayoría simple de los miembros presentes, las resoluciones determinadas por el Consejo.
f) Aprobar la admisión de los nuevos miembros y participantes.
Artículo 2. Escopo
Este reglamento aplicase a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General.
Artículo 3. COMPARECENCIA EM LA ASAMBLEA GENERAL
a) Los miembros y los participantes del SIM pueden comparecer a Asamblea General (vea el capítulo 3 del estatuto del SIM para definiciones).
b) Los miembros de la Asamblea General son los representantes oficiales del SIM. Si un delegado permanente no comparecer a Asamblea General, un otro delegado debidamente designado puede representar el Miembro y votar durante la Asamblea General.
c) Cada delegado puede ser apoyado en las reuniones de la Asamblea General por consejeros y especialistas, pero sólo el delegado puede votar.
d) Los miembros de la Asamblea pueden invitar observadores externos al SIM, con la aprobación previa del presidente.
Artículo 4. COORDINACIÓN
a) La Asamblea General deberá ser comandada por el presidente del SIM. Si ausente, el Consejo designará un de sus miembros para coordinar la Asamblea. Los miembros del consejo del SIM (coordinadores de cada una de las cinco Subregiones, el Secretário Ejecutivo, Consejero Técnico y presidentes de los Comités Permanentes) son esperados en la Asamblea General.
b) El presidente de la Asamblea, asesorado por su Secretário Ejecutivo, designará una persona para la confección de la acta siendo responsable para:
- la preparación de resoluciones formales durante la reunión de la Asemblea General.
- la preparación de las minutas de la Asamblea.
Artículo 5. SERVICIOS DE SECRETARIA
Los servicios de apoyo de secretaria para la Asamblea General serán suministrados por el país que hospede la Asamblea.
Artículo 6. CONVOCACIÓN PARA LAS REUNIONES
Las llamadas para las reuniones extraordinarias de la Asamblea General serán hechas por el presidente del SIM, al menos seis semanas antes de la fecha propuesta.
Artículo 7. QUÓRUM
Las reuniones de la Asamblea General pueden ser realizadas con la presencia de al menos 50% de los delegados, siendo 25 % de ellos provenientes de cada una de las subregiones definidas en el artículo 2.2, del estatuto del SIM.
Artículo 8. AGENDA
a) Para reuniones ordinarias de la Asamblea General: las propuestas para la agenda serán emitidas al presidente, en el plazo máximo de dos meses antes de la fecha propuesta de la reunión.
El presidente deberá enviar una propuesta de agenda a los delegados al menos un mes antes de la reunión.
b) Para reuniones extraordinarias de la Asamblea General, la agenda propuesta será emitida a los delegados juntamente con la llamada para la reunión.
c) La agenda para la Asamblea General es preparada por el Consejo del SIM.
Artículo 9. DEBATES
La Asamblea General es conducida de acuerdo con el Reglamento de “Robert Rules of Order”.
Artículo 10. Resoluciones
a) Todas las propuestas que requieren una decisión de la Asemblea General deben ser sometidas por escrito en el formulario de resolución.
b) Las decisiones en todas las resoluciones serán hechas por un voto de la mayoría simple de los miembros presentes.
Artículo 11. - ELECCIÓN DEL PRESIDENTE
El anuncio para la elección del presidente y la llamada para nombramiento serán enviados por la Secretaria Ejecutiva a los miembros del SIM al menos tres meses antes de la reunión de la Asamblea General.
Los nombreamientos para el gabinete del presidente deben ser sometidos por la instituición/ país interesado, a la Secretaria Ejecutiva al menos un mes antes de la Asamblea General. Los nombreamientos deben incluir: una carta de la instituición/ país que exprese su voluntariedad y habilidad de proveer el apoyo necesario a la realización de las responsabilidades del presidente del SIM, incluyendo el secretario del SIM. La propuesta de un Plano de Acción para los dos años seguientes de las actividades del SIM, es endosada por las organizaciones apropiadas del gobierno del país.
Las elecciones en la Asamblea General son realizadas en cédulas secretas; un voto de mayoría simple de los miembros presentes es requerido para la elección.
Si ningún de los candidatos recibir más que 50% de los votos, una segunda rodada de votación será hecha entre los dos candidatos que recibiran el número más elevado de votos durante la primera rodada.
Artículo 12. MINUTAS
a) Las minutas de la reunión de la Asamblea General deberán ser preparadas por la (o) secretária (o) responsable por la acta. El esbozo será emitido a los miembros del Consejo dentro de un mes después la reunión de la Asamblea General, para la aprobación del Consejo del SIM.
b) El Consejo emitirá una copia de las minutas aprobadas a cada miembro del SIM, en el plazo de tres meses después la Asamblea General.
c) Las minutas serán apresentadas para la aprobación en la próxima reunión ordinaria de la Asamblea General.
Artículo 13. MODIFICACIONES
Las modificaciones del actual reglamento pueden sólo ser hechas por la Asamblea General por um voto de dos tercios del total de miembros del SIM. Las reglas actuales para la Asamblea General del SIM, fueran aprobadas en la reunión realizada en el día 23 de septiembre de 1998, en la ciudad de Heredia, Costa Rica.
